Opinião de quem usa

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  Carmelo Farias - Diretor da Acene Contabilidade

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Comunicação

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• GED Kaisen
• Gestor Kaisen

Origem do Termo Kaisen

Método de gestão de controle da qualidade, utilizado pelos japoneses no período pós guerra, tinha como objetivo principal a melhoria contínua dos processos, dia a dia.

Objetivos do Sistema

• Controlar a execução de todos os serviços e tarefas na empresa onde quer que você esteja;
• Permitir a criação, controle e gestão dos serviços prestados por todas as atividade e segmentos de negócio;
• Mensurar a produtividade e pontualidade de cada funcionário através de informações;
• Disponibilizar um meio produtivo, simples e integrado de envio/recebimento de documentos;
• Ter um ambiente tecnológico que otimize e facilite a comunicação integrada e transparente entre a empresa e o cliente;
• Permitir que os clientes acompanhem, on line, o andamento dos serviços contratados mesmo que eventuais.

Principais Funções

Cadastro de clientes, funcionários e serviços

Função que permite controlar todos os serviços prestados pela empresa, bem como relacionar num único banco de dados todos os clientes e funcionários com seus respectivos dados cadastrais.

Vinculação dos Serviços Prestados aos Clientes

Uma das funções mais importantes do sistema, permite acompanhar e controlar os serviços prestados pela empresa e atribuir valores a serem cobrados (por hora, por funcionário, por número de lançamentos, ou qualquer outra modalidade de cobrança que seja criada).

Tarefas Internas

Toda e qualquer atividade dentro da empresa que não possua vínculo direto com o cliente é chamada de tarefa e é mantida num cadastro separado para controle e acompanhamento da execução.

Agenda Pessoal

Função que permite controlar e acompanhar os serviços/tarefas internas, tanto os enviados como os recebidos, bem como monitorar a agenda pessoal através da visualização das atividades concluídas, em andamento ou atrasadas.

Relatórios

Através de gráficos de ocupação, é possível acompanhar a produtividade de cada funcionário, seu nível de ocupação e se existem serviços/tarefas atrasados.

Documentos

Nesta função, é feito o acompanhamento da movimentação dos documentos que transitam entre a empresa e seus clientes, sendo possível, inclusive, fazer uma logística de entrega e recepção, além de proporcionar um controle eletrônico de protocolo.

GED Kaisen

O GED KAISEN é um sistema que permite o gerenciamento de grandes volumes de documentos de uma forma estruturada e segura, sejam eles projetos, planilhas, imagens, relatórios, vídeos ou textos, em diversos formatos de arquivos eletrônicos. Os documentos eletrônicos poderão ser acessados por diversas chaves de busca, e em qualquer lugar do mundo, na tela do seu computador, basta ter acesso à internet. É o fim dos imensos estoques de documentos fiscais, livros, contratos, fotos, vídeos, pedidos, etc. Os documentos podem ser certificados digitalmente por um cartório, tendo validade jurídica reconhecida. Tudo isso de forma simples, rápida e segura.

Benefícios

• Diminuição do espaço físico para arquivamento;
• Busca avançada por informações;
• Integração entre departamentos;
• Utilização simultânea dos documentos;
• Acesso a cópias legais via Internet.

Assinatura Digital

• Regido pelas normas da ICP Brasil
• Formato de assinatura: PKCS#7
• Assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica (M.P. 2.200)
• Integração com cartório virtual para registro digital

Recursos Disponíveis

• Acesso disponível para clientes e usuários externos;
• Transparência e facilidade para acesso aos documentos;
• Documentos distribuídos em pastas;
• Maior facilidade para utilização;
• Comentários por documento;
• Agilidade e registro da comunicação;
• Busca por campos e palavra-chave;
• Auxílio para encontrar o que se precisa;
• Relacionamento entre documentos;
• Criação de uma rede de documentos vinculados entre si;
• Links para acesso externo aos documentos;
• Descomplicação para compartilhar informação;
• Manutenção de Favoritos e Histórico;
• Facilidade para localização;
• Registro de Ações;
• Identifica o que cada usuário realizou;
• Controle do fluxo de assinaturas digitais;
• Possibilita a assinatura digital remota em grupo;
• Integração com cartórios virtuais;
• Registro digital do documento de forma automática;
• Portal NF-e.

Segurança dos Documentos

• Tipos de Acesso: Funcionários, Clientes e Usuários Externos;
• Definição de permissões por pasta;
• Facilidade para configurar e manter o controle;
• Arquivos ficam armazenados no servidor de forma criptografada;
• Garante proteção contra ataques ao servidor;
• Trânsito de arquivos também criptografados;
• Sigilo da informação transitada.